Vấn đề của chủ khách sạn

PMS ghi nhận đặt phòng. Nhưng chủ vẫn chưa nhìn rõ tiền.

Quầy lễ tân với hóa đơn giấy, sổ ghi tay và bảng tính rời rạc

Ba nguồn số không khớp — PMS, sổ quỹ và tài khoản ngân hàng mỗi nơi một con số.

Báo cáo đến muộn và làm tay — ảnh chụp bảng tính gửi qua tin nhắn mỗi tối, khó kiểm tra lại.

Kẽ hở trong phân quyền — người thu tiền cũng sửa được hóa đơn; giá mùa cao điểm đặt ngoài hệ thống.

Công nợ OTA ghi lẫn vào doanh thu — tiền chưa về đã được tính là đã thu.

Không rõ mình đứng đâu trên thị trường — giá, đánh giá và kênh phân phối của các khách sạn quanh khu vực.

Chủ phải có mặt mới yên tâm — khách sạn chưa tự vận hành, chủ không còn thời gian để mở rộng.

Cách hoạt động

Ba tầng, giữ nguyên PMS

Anh chị vẫn cần PMS, channel manager, booking engine — mỗi thứ làm tốt phần việc của nó. Vấn đề là chủ phải mở năm chỗ, tự cộng số, tự đối chiếu với sổ quỹ và ngân hàng. Hospitality OS gom tất cả về một màn hình để chủ xem và quản lý.

Chủ sở hữu

3. Bảng chủ sở hữuTài chính, nhân sự, tài sản, vận hành, chất lượng trên một trang, có cảnh báo khi số lệch.

▲

Quản lý

2. Lớp tối ưuĐối soát, kiểm soát thất thoát, doanh thu theo kênh, dữ liệu thị trường.

▲

Lễ tân · OTA

1. PMS · channel manager · booking engineGiữ nguyên phần mềm đang dùng. Lễ tân và OTA làm việc như cũ: đặt phòng, giá, lịch phòng.

Dữ liệu đi lên từ PMS. Hệ thống không sửa ngược dữ liệu trong PMS.

Năm chức năng chính

Chức năng và trạng thái thực tế

Mỗi chức năng ghi rõ phần đang vận hành thật tại Opera House Suites và phần triển khai theo nhu cầu của từng khách sạn.

Kiểm soát

Biết tiền thật, chặn thất thoát, thấy lãi lỗ thật.

Chủ khách sạn xem bảng điều hành trên máy tính bảng

Bảng chủ sở hữu

Tài chính, nhân sự, tài sản, vận hành, chất lượng trên một trang; xem được trên điện thoại.

Đang vận hành tại Opera House Suites

Đối soát và kiểm soát thất thoát

Đối chiếu PMS, sổ quỹ và ngân hàng; tách công nợ OTA, chỉ ghi đã thu khi tiền thực về; rà soát ai được sửa, hủy hóa đơn.

Đối soát đang vận hành · Cảnh báo tự động triển khai theo nhu cầu

Nhân sự và chi phí

Ngày công, lương, bảo hiểm ghi vào sổ như chi phí thật; chi mua hàng có chứng từ và đối chiếu chuyển khoản.

Ghi sổ đang vận hành · Tính công và trả lương tự động cần thêm Work OS

Tăng trưởng

Bán tốt hơn trên OTA và hiểu thị trường xung quanh.

Phòng khách sạn boutique với lịch đặt phòng và thông báo trên máy tính

OTA và doanh thu

Hiệu suất từng kênh OTA theo kỳ; giá lệch giữa các kênh, điểm đánh giá, tỷ lệ hoa hồng; kế hoạch giá và khuyến mãi; nhật ký mọi thay đổi trên extranet kèm cách hoàn tác.

Đang thí điểm tại 3 cơ sở lưu trú

Market Intelligence

Giá của khách sạn cạnh tranh, uy tín và đánh giá, kênh phân phối, nhu cầu thị trường khu vực; cập nhật hằng tháng.

Đang vận hành tại Opera House Suites

Phần OTA có thể làm cùng đội revenue, ecommerce hoặc sale OTA của anh chị, hoặc để Tim Business OS vận hành thay nếu khách sạn chưa có người phụ trách. Khi cần, bổ sung AI Sales Website để tăng đặt phòng trực tiếp và Ads Intelligence cho quảng cáo.

Lớp thông minh

Khi hệ thống đã chạy, AI làm thêm ba việc

Đây là lộ trình phát triển, triển khai theo nhu cầu của từng khách sạn. Nguyên tắc: AI đề xuất và nhắc, người quyết định.

Lộ trình · triển khai theo nhu cầu

Điện thoại nhận bản tin buổi sáng bên ly cà phê

Tự động

Mỗi sáng tự đối soát PMS, sổ quỹ và sao kê, đánh dấu chỗ lệch.
Bản tin 7 giờ sáng năm dòng: tiền về hôm qua, công suất, việc lệch, việc cần quyết, lịch hôm nay.
Tự theo dõi công nợ OTA đến khi tiền về.

Nhắc việc

Sổ quỹ chưa cập nhật cuối ngày thì nhắc người phụ trách.
Số lệch vượt ngưỡng thì tạo việc giải trình có người làm, có hạn.
Hóa đơn bị sửa, giá lệch giữa các kênh, đánh giá xấu mới, hạn thanh toán.

Phân tích

Bản tin tuần bằng lời: vì sao doanh thu tăng hay giảm, kèm số làm căn cứ.
Hỏi số liệu bằng tin nhắn; gợi ý giá mùa lễ để chủ duyệt.
Tổng hợp phàn nàn lặp lại trong đánh giá và chi phí bất thường.

Bản tin và nhắc việc gửi qua kênh chat hoặc email. Chủ và quản lý nhắn lại ngay trong khung chat để hỏi số, ghi chú về khách, duyệt đề xuất hoặc gửi ảnh hóa đơn chi. Yêu cầu giữ phòng được chuyển cho lễ tân nhập vào PMS, không ghi thẳng, để tránh bán trùng phòng.

Bằng chứng

Chúng tôi dùng Hospitality OS cho khách sạn của chính mình

Opera House Suites là khách sạn boutique tại Hoàn Kiếm, Hà Nội, do Tim Dương sở hữu và vận hành qua Emerging Capital Group. Hospitality OS được xây và dùng hằng tuần tại đây trước khi đưa tới khách sạn khác.

Phát hiện sổ quỹ ghi tay và PMS lệch nhau; tách công nợ OTA khỏi doanh thu và đưa vào sổ trong ba ngày sau buổi họp chốt.
Làm rõ các chỉ tiêu doanh thu khác nhau trong cùng một PMS, để biết con số nào dùng cho quyết định nào.
Market Intelligence cho khu vực Hoàn Kiếm chạy theo lịch hằng tháng.

Số liệu tài chính của khách sạn không được công bố. Đây là bằng chứng về cách hệ thống vận hành, không phải cam kết kết quả kinh doanh.

Website Opera House Suites — khách sạn boutique tại Hoàn Kiếm, Hà Nội

Opera House Suites · Hoàn Kiếm, Hà Nội · operahousehanoi.com

Phù hợp

Dành cho ai

Khách sạn boutique trên phố Hà Nội lúc chiều tối

Phù hợp khi

Chủ khách sạn, homestay, căn hộ dịch vụ không trực tiếp đứng quầy.
Chủ có từ hai cơ sở trở lên.
Chủ đầu tư thuê người vận hành.
Chưa có PMS hoặc đang quản lý bằng Excel, sổ tay: chúng tôi giúp chọn phần mềm phù hợp và thiết lập đúng phân quyền ngay từ đầu, rồi dựng Hospitality OS lên trên.

Chưa phù hợp khi

Anh chị muốn mua một phần mềm đặt phòng để tự cài đặt, không cần xem lại cách vận hành.
Kỳ vọng doanh thu tăng hoặc thất thoát giảm được bảo đảm trước khi có dữ liệu.

Cách bắt đầu

Bốn bước

Buổi làm việc rà soát khách sạn tại sảnh

Rà soát ban đầuĐọc một tháng dữ liệu thật: báo cáo doanh thu, phiếu chi, dữ liệu PMS. Chỉ ra các kẽ hở.

→

Kết nốiPMS hiện có và sổ quỹ của khách sạn.

→

Dựng Bảng chủ sở hữuTheo đúng cách khách sạn đang vận hành.

→

Đào tạoNgười quản lý dùng hằng tuần; chủ xem mỗi sáng.

Chưa có PMS? Bước đầu tiên là chọn phần mềm phù hợp và thiết lập đúng phân quyền. Tim Business OS không bán PMS nên tư vấn độc lập.

Chi phí được báo sau buổi rà soát ban đầu, theo số cơ sở và phạm vi chức năng.

Hệ thống chỉ đọc, đối soát và cảnh báo. Không tự sửa dữ liệu trong PMS hay sổ kế toán, và không kết luận cá nhân nào sai phạm. Dữ liệu thuộc về khách sạn.

Lớp điều hành của chủ sở hữu, chạy trên PMS anh chị đang dùng.

Cần anh chị xem hôm nay